La systématisation et informatisation de la formation professionnelle tant au niveau organisationnel que résultats pédagogiques, ont permis d’obtenir des indicateurs de plus en plus détaillés et personnalisés sur la portée des actions des sessions.
Cette hiérarchisation automatique et paramétrable des données, permettent aux entreprises de piloter facilement et précisément les actions de formations et de les comparer à la productivité des salariés. Dans une dynamique de gestion des coûts, les directions générales mettent la pression au service RH depuis quelques années pour connaître le retour sur investissement des formations.
Cependant, le calcul du ROI est finalement assez complexe et doit être établit sur de multiple critères intangibles. Explications :
Comment mesurer le retour sur investissement de la formation ?
Celui-ci se mesure, évidemment, après la formation. Il convient pour cela de définir une période qui sera retenue pour effectuer cette mesure (par exemple, un an après la formation) et au-delà de laquelle les données ne seront plus collectées pour le calcul.
La formule de calcul est très simple. Deux sont plus fréquemment utilisées :
- bénéfices – coût total de la formation –> montant du retour sur investissement
- (bénéfices / coût total de la formation) x 100 –> ratio de retour sur investissement
Là où cela se complique, c’est pour le calcul des bénéfices de la formation et du coût total de celle-ci.
Les bénéfices de la formation (gains et/ou économies) peuvent être calculés en convertissant en valeurs monétaires les valeurs des indicateurs qui auront servi à l’évaluation de niveau 4… sans oublier de ne considérer que la part de l’effet de la formation qui aura été isolée. Cela signifie donc qu’il vaut isoler la part de l’effet formation dans les résultats : certes, le chiffre d’affaires a augmenté suite à une formation commerciale, mais la formation en est-elle responsable ? Si oui, est-elle la seule responsable ? Il est logique de croire que l’effet de la formation puisse être influencé par des facteurs externes à la formation elle-même (ex : arrivée d’un nouveau concurrent, modification dans l’organisation du travail, changement de l’outil de production, etc.). Mais isoler cet effet formation est possible. Pas forcément facile, mais possible. Il existe différentes techniques statistiques permettant de mesurer cet « effet formation » :
- comparer les résultats d’un groupe de formés à un groupe de non-formés (groupe de contrôle) ;
- projeter les valeurs dans le temps (analyse de tendances/prévisionnel) ;
- comparer avec les valeurs de l’année précédente (pour éliminer les variations saisonnières) ;
- faire estimer la part de la formation par un ou plusieurs acteurs (ex : responsable formation, salariés, managers, commanditaires, etc.) ;
- etc.
Si, comme moi, vous n’êtes pas un statisticien né, vous pouvez mobiliser une technique que nous nommerons « faisceau de présomption« , pour reprendre l’expression des avocats : « Nous ne pouvons affirmer avec certitude qu’il est innocent, mais l’accumulation de preuves tend à le prouver !« . Et bien c’est la même chose en ce qui concerne la formation : « Nous ne pouvons affirmer avec certitude que la formation est à l’origine des résultats, mais l’accumulation de preuves tend à montrer qu’elle en est responsable au moins partiellement !« . Comment prouver la responsabilité de la formation dans les résultats ? Et bien, en se basant aussi sur les évaluations réalisées aux 4 niveaux précédents :
- Niveau 1 – Réactions : les réactions des formés à l’issue de la formation sont positives.
- Niveau 2 – Apprentissage : les objectifs pédagogiques ont été majoritairement atteints, les formés ont développé un certain nombre de savoirs en formation.
- Niveau 3 – Comportements/Transfert : les formés utilisent ce qu’ils ont appris en formation en situation de travail, et cela est validé par leur manager.
- Niveau 4 – Résultats organisationnels : les valeurs des indicateurs de résultats visés par la formation évoluent dans le sens attendu, et ces indicateurs sont en lien direct avec le thème de la formation (ex : les ventes pour une formation commerciale, le taux d’accident du travail pour une formation sécurité, etc.).
Sur la base de ces résultats, je tiens là un argumentaire quasiment inattaquable pour démontrer que la formation a permis, au moins partiellement, de générer ce retour sur investissement. Il y aura toujours des limites à la démonstration, mais autant que dans celle du directeur commercial qui montre que le chiffre d’affaires a augmenté après avoir mené une campagne de publicité dans le métro… en s’attirant tous les mérites et en oubliant au passage que les commerciaux ont d’abord été recrutés (merci le responsable recrutement), qu’ils ont été formés (merci le responsable formation), que leur mode de rémunération a été pensé pour les inciter à être performants (merci le responsable rémunération), etc. Bref, merci les spécialistes RH ! La seule différence, c’est que le responsable formation a encore une légitimité à construire (le directeur commercial n’a plus ce souci en tête depuis longtemps).
Une fois la part de la formation dans mes bénéfices isolée, il s’agit donc de convertir les valeurs des indicateurs en valeurs monétaires. Cela ne pose pas de problème pour des valeurs déjà monétaires (ex : montant du chiffre d’affaires). Pour d’autres, il faudra trouver le coût correspondant (ex : convertir le taux d’absentéisme en coût d’absentéisme, et établir un coût standard pour de futurs calculs).
Enfin, il me restera à déterminer le coût total de la formation, qui comprend les coûts directs (la « facture pédagogique ») et les coûts indirects, plus rarement pris en compte (ex : rémunérations des formés, frais de structure et de gestion administrative, diminution de productivité due aux départs en formation, etc.). Quelques astuces de calcul seront nécessaires ici pour vous faciliter la tâche, comme l’estimation d’un coût standard, qui soit réutilisable à l’avenir (par exemple, constater que les coûts indirects représentent le double des coûts directs, et donc conserver ce coefficient multiplicateur à l’avenir pour des conversions rapides).
Conclusion : faisable… mais complexe !
J’espère que cette « petite » démonstration saura vous convaincre de la faisabilité technique du calcul du retour sur investissement de la formation. Ou plutôt, de son estimation car, isolation de l’effet formation oblige, il y aura toujours une approximation, plus ou moins forte. Mais c’est déjà un pas en avant énorme pour le responsable formation qui souhaite parler « chiffres » avec sa direction générale.
Généralement, il est estimé que l’évaluation du niveau 5 ne concerne que 5 à 10 % des formations, maximum (celles qui représentent des montants financiers conséquents, qui concernent un effectif de formés important, qui revêtent des enjeux majeurs pour l’organisation, etc.). De ce fait, la priorité devrait être la quasi-systématisation des trois premiers niveaux d’évaluation, pour, ponctuellement, aller jusqu’à l’évaluation des niveaux 4 et 5 pour certains actions de formation. C’est ce que la plateforme Formaeva vous permet de faire et, bien sûr, notre équipe sera toujours disponible pour vous accompagner dans l’évaluation des niveaux supérieurs.